logiciel pour secrétaire

Quel logiciel en ligne faut-il utiliser pour une secrétaire ?

Entre les rendez-vous Ă  gĂ©rer, les agendas Ă  consulter, les appels tĂ©lĂ©phoniques Ă  passer, les dossiers Ă  constituer, le mĂ©tier de secrĂ©taire n’est pas de tout repos. Mais grâce Ă  l’avancĂ©e technologique, de nouveaux outils et logiciels ont Ă©tĂ© Ă©laborĂ©s afin de rĂ©duire toutes les contraintes, de gagner en productivitĂ© et de digitaliser ainsi le secrĂ©tariat. Pour mener Ă  bien ses tâches quotidiennes, la secrĂ©taire se doit de disposer des logiciels suivants.

La suite Office Ă  la rescousse

matériel pour secrétaire

Il est bien loin le temps oĂą les secrĂ©taires tapaient Ă  longueur de journĂ©e sur une machine Ă  Ă©crire. Ă€ l’heure oĂą les activitĂ©s professionnelles sont Ă  l’affĂ»t de la technologie, l’ordinateur et les logiciels prennent dĂ©sormais le relais. S’il y a ainsi un outil de travail dont une secrĂ©taire se doit de disposer, c’est bien le logiciel bureautique. Toute secrĂ©taire moderne et professionnelle digne de ce nom se doit de maĂ®triser parfaitement la Suite Office. D’ailleurs, un CV d’une secrĂ©taire inclut gĂ©nĂ©ralement la parfaite maĂ®trise de Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote.

Que ce soit pour la prise de note, la rĂ©daction du rapport d’activitĂ©s ou des mails, disposer d’un Pack Office peut ĂŞtre d’une aide très prĂ©cieuse.

Les outils et logiciels en ligne

la rédaction de courriers d'une secrétaire

Sachant qu’une secrĂ©taire doit accomplir plusieurs missions techniques, notamment, la gestion des agendas, de la facturation, de l’organisation des rĂ©unions, de l’enregistrement des rendez-vous et des appels tĂ©lĂ©phoniques. Cela implique ainsi d’avoir tous les outils pour une bonne organisation. Pour assurer parfaitement la gestion de chaque tâche, il existe bel et bien une solution de logiciel adĂ©quate. Il s’agit gĂ©nĂ©ralement des logiciels sur les plateformes en ligne dont :

  • Dropbox
  • Google Drive
  • SkyDrive
  • Oodrive
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Chaque logiciel et outil vous aidera Ă  maĂ®triser parfaitement l’envoi massif de courriels, la planification d’Ă©vĂ©nement ainsi que du stockage et du partage de fichiers. Pour ce qui est de l’organisation des rĂ©unions internes ou externes de l’entreprise, il existe aussi le logiciel Doodle.

Les logiciels de gestion

Outils de secrétaire

Pour Ă©conomiser du temps dans l’accomplissement de ses tâches de secrĂ©taire, il faut Ă©galement savoir bien gĂ©rer chaque projet. Il est bien inutile de faire les to-do-list Ă  rallonge et les post-it collĂ©s partout sur votre bureau et d’avoir plein de papiers Ă©parpillĂ©s partout. Passer Ă  la digitalisation et assurer la gestion des tâches avec Trello peut parfaitement vous aider Ă  gagner du temps dans l’accomplissement de vos tâches. Ce logiciel met en avant un tableau d’organisation et de synthèse ainsi qu’une alerte alarme.

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