Entre les rendez-vous à gérer, les agendas à consulter, les appels téléphoniques à passer, les dossiers à constituer, le métier de secrétaire n’est pas de tout repos. Mais grâce à l’avancée technologique, de nouveaux outils et logiciels ont été élaborés afin de réduire toutes les contraintes, de gagner en productivité et de digitaliser ainsi le secrétariat. Pour mener à bien ses tâches quotidiennes, la secrétaire se doit de disposer des logiciels suivants.
La suite Office à la rescousse
Il est bien loin le temps où les secrétaires tapaient à longueur de journée sur une machine à écrire. À l’heure où les activités professionnelles sont à l’affût de la technologie, l’ordinateur et les logiciels prennent désormais le relais. S’il y a ainsi un outil de travail dont une secrétaire se doit de disposer, c’est bien le logiciel bureautique. Toute secrétaire moderne et professionnelle digne de ce nom se doit de maîtriser parfaitement la Suite Office. D’ailleurs, un CV d’une secrétaire inclut généralement la parfaite maîtrise de Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote.
Que ce soit pour la prise de note, la rédaction du rapport d’activités ou des mails, disposer d’un Pack Office peut être d’une aide très précieuse.
Les outils et logiciels en ligne
Sachant qu’une secrétaire doit accomplir plusieurs missions techniques, notamment, la gestion des agendas, de la facturation, de l’organisation des réunions, de l’enregistrement des rendez-vous et des appels téléphoniques. Cela implique ainsi d’avoir tous les outils pour une bonne organisation. Pour assurer parfaitement la gestion de chaque tâche, il existe bel et bien une solution de logiciel adéquate. Il s’agit généralement des logiciels sur les plateformes en ligne dont :
- Dropbox
- Google Drive
- SkyDrive
- Oodrive
Chaque logiciel et outil vous aidera à maîtriser parfaitement l’envoi massif de courriels, la planification d’événement ainsi que du stockage et du partage de fichiers. Pour ce qui est de l’organisation des réunions internes ou externes de l’entreprise, il existe aussi le logiciel Doodle.
Les logiciels de gestion
Pour économiser du temps dans l’accomplissement de ses tâches de secrétaire, il faut également savoir bien gérer chaque projet. Il est bien inutile de faire les to-do-list à rallonge et les post-it collés partout sur votre bureau et d’avoir plein de papiers éparpillés partout. Passer à la digitalisation et assurer la gestion des tâches avec Trello peut parfaitement vous aider à gagner du temps dans l’accomplissement de vos tâches. Ce logiciel met en avant un tableau d’organisation et de synthèse ainsi qu’une alerte alarme.